第一章 总 则

第一条 为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存、投递工作程序，提高学生档案管理水平，参照国家《干部档案工作条例》的精神，结合我校档案实际特制定本办法。

第二条 学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的材料，是学生学习阶段情况的真实记载，是学校工作的重要组成部分，是一项经常性的基础工作。

第三条 学生档案工作，由校档案馆进行行政领导，并在教务处、研究生处、学生工作处、招生就业处、校团委、各学院（系）部等部门的共同支持下由档案馆全面负责做好学生档案管理工作。

第四条 学生档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

第二章 管理职责

第五条 学生档案实行学生档案室统一归口管理，行政和业务工作接受档案馆领导。

第六条 学生档案种类多（本科、硕士、博士）流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备专职人员负责学生档案管理工作。

第七条 学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理水平和实际操作技能。

第八条 学生档案管理的职责

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第三章 档案的分类和内容

第九条 建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第十条 学生档案的分类及其内容:

第一类 入学登记表；

第二类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料；

第三类 各种奖励及惩处材料；

第四类 学生成绩登记表；

第五类 学生健康检查表；

第六类 高等学校学生登记表;

第七类 学生学年鉴定表；

第八类 高校毕业生登记表；

第九类 学位授予通知书；

第十类 记录学生在校期间的其他有价值材料；

第四章 归档要求及时间

第十一条 我校正式录取的本科生、硕士生、博士生学生档案一律由档案馆学生档案室统一管理。

第十二条 学生入学时档案自带的，在报到时交所在学院指定工作人员；若档案转递至学校招生就业处，招生就业处在收到档案后立即移交档案馆学生档案室，并要有相应交接手续；各学院要认真核对新生档案，对未及时交档案的新生，应督促本人负责查找档案；各学院收齐整理后统一及时移交档案馆，并按一定程序办理移交手续。

第十三条 档案馆收到新生档案后，要按专业、班级分类登记、造册。

第十四条 退学、死亡，休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后应及时将其档案归入所在班级。

第十五条 转专业、插班的学生档案，每学年在接到教务处关于学生学籍移动的文件后，立即将转专业、插班的学生档案转到其所在班级（将原在班级的名字注销并说明原因）。

第十六条 学生若被学校开除，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第五章 档案材料的收集、鉴别与归档

第十八条 为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过教务处、学生工作处、团委、研究生处、各学院（系）部等部门收集反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。

第十九条 研究生录取结束后，研究生处应将学生档案材料收集齐全后，移交学生档案室，学生档案室对研究生处送来归档的每份档案进行认真地签收（必须有考研究生前的人事档案）。

第二十条 教务处、研究生处、学生工作处、校团委、各学院（系）部、应将学生在校期间所形成的新材料及时送学生档案室归档。学生在校学习期间形成的档案材料，其次材料的真实性，由各学院分管学生工作的院领导负责。

第二十一条 学生档案室工作人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚；姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字；材料上必须标明学院和班级，并经组织审查盖章后方能归档。

第二十二条 不属于归档的材料，经学生档案室鉴别后，应退还原单位处理。

第二十三条 学生档案材料，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章 档案的保管与保护

第二十四条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。

（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全，要有防火、防潮、防盗、防光等设施。

（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确保安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

(四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第二十五条 凡需在学校档案馆保留档案的毕业生，必须本人申请，学院负责人签字，报招生就业处审核后，到档案馆办理有关留档手续。

第二十六条 认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》 的要依法处理。

第七章 学生档案的查询

第二十七条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定。

（一）凡查阅学生档案者，须持各学院（系）部及有关部门的介绍信查阅；

（二）档案馆根据规定和需要提供服务利用；

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的馆长签字批准，方可出馆；

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；

第二十八条 校外人员查阅学生档案材料，须持单位所在地县级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经档案馆领导批准同意后方可查阅。

第二十九条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

第八章 学生档案的转递

第三十条 学生就业后招生就业处应及时通知学生档案室将档案转寄就业单位。

第三十一条 本科毕业生考取外校研究生，招生就业处应及时通知学生档案室将档案转至录取院校。

第三十二条 转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过中国邮政EMS邮寄，不得交学生本人自带；

（二）转出的学生档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按项目详细填写，严格密封；

（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即寄回。

第三十三条 毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，须及时通过学校档案馆查询。

第九章 附则

第三十四条 本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。

第三十五条 本办法自公布之日起执行,由档案馆负责解释。