第一章 总则

第一条 为了加强学校干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效的保管和利用档案，更好的为干部人事工作服务，为学校积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》有关规定，特制订本办法。

第二条 干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

第三条 干部人事档案工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章 体制、机构和职责

第四条 干部人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，实行集中保管和分级管理体制，由档案馆管理和开展工作，同时接受组织、人事部门的监督、指导。

第五条 学校建立相应的干部人事档案管理工作机构，加强干部人事档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作；每管理一千人档案需配备一名专职档案工作人员。

第六条 干部档案工作所需的设备和业务经费，列入学校预算统筹解决。

第七条 干部档案管理部门职责：

（一） 保管干部人事档案，积累档案史料。

（二） 收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

（三） 办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

（四） 为学校及有关部门提供干部人事档案利用。

（五） 做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。

（六） 调查研究干部人事档案，制定和修订规章制度。

（七） 推广、应用干部人事档案现代化管理技术。

（八） 办理其他有关事项。

第三章 内容和分类

第八条 学校对所管理干部、职工都要建立干部人事档案，干部人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

第九条 干部人事档案正本由历史地、全面地反映干部人事情况的材料构成。内容及其分类：

第一类 履历材料；

第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第十条 干部人事档案副本是干部人事档案正本主要材料的复制件。干部人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；

第七类的奖励材料；

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；

第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章 归档工作

第十一条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

第十二条 学校档案材料形成部门要建立主动移交干部人事材料归档的制度，严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，及时将干部人事材料移交档案馆。

第十三条 档案材料的形成部门，需指定一名兼职档案员，在形成正式材料后的一个月内，将材料移交档案馆归档；任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的干部人事材料。

第十四条 档案工作人员对移交的干部人事材料，要认真核对，及时办理归档材料的移交手续。

第五章 鉴定、整理工作

第十五条 严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核。

第十六条 归档材料必须是办理完毕的正式材料并提供职工工号；材料要完整真实、文字清晰、手续完备。

第十七条 归档材料残缺不全、头尾不清、无故涂改、不符合归档要求，通知形成材料部门整改；对未能按时移交或缺少的材料，应及时向材料形成部门催要；对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

第十八条 干部人事档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名。

第十九条 对干部人事档案材料，档案工作人员要严格按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷工作。

第六章 查阅利用工作

第二十条 查阅单位填写《干部人事档案查阅审批表》，由组织、人事部门审核，档案馆领导批准后，查阅单位安排两名中共党员干部到档案馆阅档室查阅档案。

第二十一条 查阅档案时，档案工作人员根据规定，确定提供档案材料的范围，凡与查阅内容无关的档案，不得翻阅，并对查阅进行登记。

第二十二条 查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容。

第二十三条 档案一般不外借，特殊情况须借出时，借阅单位填写《干部人事档案借阅审批表》，由组织、人事部门负责人签章，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，限期归还；档案借出时不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

第二十四条 查（借）阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分；情节严重者，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

第七章 转递工作

第二十五条 职工因工作调动或职务变动档案需转出时，人事部门出具“档案转递通知单”，档案工作人员在接到“档案转递通知单”后，一个星期内将档案转出给新的主管单位。

第二十六条 转出的档案必须认真的检查、整理，确保档案完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

第二十七条 转递档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细登记，按要求密封包装。

第二十八条 干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带，档案转递工作必须做到及时、准确、安全。

第二十九条 档案工作人员要及时做好档案转递登记和妥善保管“档案转递通知单”的存根；转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失。

第三十条 收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

第八章 检查、统计工作

第三十一条 管理干部人事档案，要建立档案登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

第三十二条 整理好的干部人事档案入库前，要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

第三十三条 对提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库。

第三十四条 干部人事档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料。

第九章 保管、保密工作

第三十五条 干部人事档案要根据安全保密、便于查找的原则，对干部人事档案严密、科学地保管。

第三十六条 干部人事档案要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置专用档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。

第三十七条 档案工作人员要认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；保持库房的清洁和适宜的温湿度(温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%)。

第三十八条 坚持档案库房每月检查一次制度，发现问题，应及时解决，确保档案安全；

第三十九条 干部人事档案要设置专用的档案查阅室和档案管理人员办公室；档案库房、阅档室和办公室三室分开。

第四十条 档案工作人员不得将档案私自带出档案室或私自借给他；严禁个人私自保存任何人的档案材料；非档案工作人员一律不得进入档案库房。

第四十一条 档案工作人员调动时，必须认真履行工作交接手续。

第四十二条 档案工作人员要严格遵守保密法规，认真履行职责，做好档案的保密工作。

第四十三条 对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》规定依法处理。

第十章 附则

第四十四条 本制度自颁布之日起执行，由档案馆负责解释。