兰州交通大学学生档案服务利用指南

一、服务意义

学生档案是学生在校期间学习、生活、社会实践等活动的真实历史记录，是评价学生综合素质、学历学位认证、用人单位选拔人才的重要依据。做好学生档案服务利用工作是服务学生发展、满足其升学、就业、出国等需求的重要保障；是服务社会用人单位人事管理、人才选聘的客观需要；是维护学校历史真实面貌、传承校园文化的基础性工作；是体现学校管理服务水平、落实以生为本理念的具体实践。

二、服务原则

根据《中华人民共和国档案法》、《兰州交通大学学生档案管理办法》及上级档案部门管理规定，我校学生档案服务利用工作坚持依法依规、安全保密、便捷高效、利用与保管并重的原则开展工作。

三、服务对象

学生档案根据归档、查阅、借阅、复印、开具证明、档案转递等不同需求向学校各单位、在校生、毕业校友及校外单位分权限、按事项提供服务利用。

1.学生：

在校生：因学业、评奖评优、实习实践等需要利用部分本人档案信息。

毕业生：因就业、升学、出国、职称评定、职业资格认证等需要利用或转递档案。

2.校内单位：因学生管理、教学科研等工作需要，经批准后可按规定查阅相关档案。

3.  校外单位：

用人单位：根据国家有关规定或由学生本人申请，因招聘、录用、政审等需要查阅或调档。

    公检法及纪检监察部门：因执行公务需查阅档案，须出示正式公函和有效证件。

     其他合法机构：依据法律法规规定，凭有效证明文件申请利用。

4.学生委托他人：学生本人有特殊原因无法亲自办理时，凭委托材料及双方有效身份证件可代为申请。

四、 服务内容及流程

（一） 服务内容

1.  档案查阅：申请查阅档案范围和内容符合相关规定，由档案员提供现场查阅服务利用（档案原则上不能外借）；

2.  档案证明：为在校就读学生和毕业后申请档案暂留的校友提供档案档案保管证明；

3.  档案复制：申请复制档案范围和内容符合相关规定，由档案员提供提供档案材料的复印服务（涉密或不宜公开内容除外）；

4.  档案转递：为毕业生提供档案转递至就业单位、升学院校或户籍地人才服务机构的服务；

5. 材料归档：为在校生提供资格证书、荣誉证书等散材料的归档服务（须由学生本人申请，学院审核同意）；；

6. 档案咨询：提供关于档案去向、档案内容、档案政策、办理流程等方面的咨询服务。

（二） 服务流程

1.  申请预约

       学生本人通过兰州交通大学校园OA系统填写《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》，完成线上预约、审批流程，或由学生本人在兰州交通大学官网-档案馆-下载专区自行下载并填写《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》，委托除本人以外的两名正式党员同志作为查阅人员按照预约时间前往现场进行查阅；

2.  提交材料

根据申请事项的不同，需提供相应的证明材料：

本人办理查询档案去向、开具证明业务：本人持有效证件（身份证、学生证/校园卡）、《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》（无需填写查阅人，无需学院审批）；   

本人办理材料归档业务：本人持有效证件（身份证、学生证/校园卡）、《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》（无需填写查阅人，必须学院审批）和需要归档的散材料（档案形成部门审批手续必须完备）

    委托他人查阅：由两名查阅人员（要求正式党员）持有效证件（身份证、学生证/校园卡）和《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》；

   委托他人提档：受托人持有效证件（身份证/学生证/校园卡）、委托人调档函和委托人授权材料 （《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》中的查阅人默认为受托人）；

校内单位查阅：单位经办人持有效证件（工作证/身份证）、《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》（须经学院部审批）和被查阅人员花名册（被查阅人超过2名时）；

     校外单位查阅：单位经办人持有效证件（工作证/身份证）、单位介绍信（加盖公章）、被查阅人的授权材料（《兰州交通大学学生档案服务利用审批表》中的查阅人默认为受托人）；

3.  审核办理

    档案工作人员审核申请材料、利用权限和范围。

    材料齐全、符合规定的，予以受理并按业务类型进行办理（查阅、出具证明、复印、转递等）。

材料不全或不符合规定的，一次性告知需补正的全部内容。

温馨提示：

建议办理档案服务利用业务前认真阅读本指南或通过电话或网络了解服务时间、所需材料清单及注意事项。

    档案转递通常通过EMS学生档案专用通道进行，谢绝个人自带档案。

如无特殊情况，寒暑假、法定节假日及每年6月毕业季不接受学生档案服务利用预约。

    如有任何疑问，请及时联系我们。

联系方式：

    服务部门：兰州交通大学档案馆 学生档案室

    办公地址：兰州交通大学校本部档案馆4楼大厅

    咨询电话：0931-4956180